13. december 2011
Pred izdelavo računovodskih izkazov za poslovno leto ste organizacije (zavodi, društva,ustanove) po predpisih dolžni uskladiti podatke zapisane v poslovnih knjigah z dejanskim stanjem, ki pa se ugotavlja s popisom sredstev in obveznosti do virov sredstev oziroma t.i. inventuro.
Redni letni popis se izvrši enkrat leto.
Vaša dolžnost je izvedba popisa skladno z Zakonom o društvih, Zakonom o računovodstvu (ZR) ter Slovenskimi računovodskimi standardi (SRS).
Postopek inventure:
1. Sklep o inventurni komisiji
Predsednik oz. direktor organizacije najprej s sklepom imenuje inventurno komisijo, ter ji naloži popis stanja sredstev in obveznosti z namenom uskladitve stanja v knjigovodskih listinah.
2. Člani inventurne komisije
Predsednik inventurne komisije - popisne komisije je član društva, ki pa ne sme biti zadolžen za sredstva, ki se popisujejo
Člani popisnih komisij so lahko člani društva, ali pa tudi ne – zunanji sodelavci (npr. blagajnik ne more biti član popisne komisije za popis gotovine v blagajni, lahko pa je član popisne komisije za popis osnovnih sredstev.
3. Popisna komisija ter področje njihovega dela:
Popis izvaja popisna komisija, ki naj bi vključno s predsednikom imela vsaj tri člane.
Med področja dela popisnih komisij štejemo:
• ugotavljanje, merjenje, preštevanje, natančnejše opisovanje sredstev ter vpisovanje teh podatkov v popisne liste,
• vpisovanje sprememb, nastalih med dnevom popisa in določenim datumom, pod katerim se popis opravlja,
• vpisovanje dejanskega stanja v popisne liste,
• ugotavljanje razlik med stanjem, ugotovljenim s popisom, in knjigovodskih stanjem,
• dajanje predlogov, kako se te razlike likvidirajo in knjižijo,
• podpisovanje popisnih listin,
• popisni listi ne smejo vsebovati podatkov o količinah!
Članom popisnih komisij mora biti delo omogočeno, v času popisa naj se jih razbremeni drugih
obveznosti. Komisiji pri delu lahko pomagajo tudi razni izvedenci, ki niso člani komisij, lahko pa jim strokovno pomagajo pri posameznih zahtevnih odločitvah.
4. Poročilo mora vsebovati
Po opravljenem popisu mora popisna komisija pripraviti poročilo o opravljenem delu ter o ugotovljenih razlikah (primerjati dejansko stanje od knjigovodskega stanja) in ga, popisanega s strani vseh članov komisije, posredovati vodstvu, ta pa kasneje računovodstvu.
5. Obravnavanje poročila o popisu
Organ upravljanja organizacije obravnava zbirno poročilo o popisu ter s sklepi odloči o načinu likvidacije ugotovljenih primanjkljajev oziroma presežkov materialnih in drugih vrednosti, odpisu in uničenju neuporabnih in zastarelih sredstev, odpisu terjatev, prodaji neuporabnih, zastarelih in poškodovanih sredstev in drugem, povezanem z ugotovitvami popisne komisije, ter določi osebe, ki so odgovorne za ugotovljene primanjkljaje in presežke.
Potrebno je poudariti, da je popis potrebno izvršiti za:
• Vsa osnovna sredstva in drobni inventar
• Vsa denarna sredstva (tako na bančnem računu kot gotovino v blagajni)
• Vse terjatve
• Vse obveznosti
Praviloma se popis opravlja na dan 31.12.
Izjemoma se opravi popis tudi med letom in sicer ob statusnih spremembah, prenehanju in v drugih primerih, določenih z zakonom.
V prilogi so vzorci sklepa in poročila o opravljenem popisu sredstev.
